Recaudo: Toda operación de ingreso que registra un ente económico.


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1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Definir las actividades para realizar la consolidación de información financiera y presupuestal para la elaboración y presentación de informes presupuestales y contables de la vigencia, definitivos confiables y oportunos. 2. ALCANCE: Inicia con la elaboración de los informes finales tanto de ejecución presupuestal y ejercicio contable y termina con la constitución de las reservas presupuestales, cuentas por pagar y resultados del ejercicio contable (balance general). 3. DEFINICIONES: Apropiaciones Presupuestales: Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas a autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (Decreto 111/1996. Art 89). Certificado de Disponibilidad Presupuestal: De acuerdo con lo establecido por el Estatuto Orgánico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Reservas Presupuestales: Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. (Decreto 111/96, Art. 89). Vigencias Futuras: Indica el monto de las obligaciones adquiridas en desarrollo de la autorización otorgada por el CONFIS o por la autoridad que este delegue, que afectan apropiaciones de vigencias presupuestales futuras. Recaudo: Toda operación de ingreso que registra un ente económico. Egreso: Registro de los pagos efectuados a terceros.

2 Página 2 de 6 PAC: El Programa Anual Mensualizado de Caja define el monto disponible en la cuenta única nacional destinado al pago de los compromisos que adquieren las diversas entidades que conforman el presupuesto nacional. Existe una asignación total de PAC por año, discriminada en desembolsos mensuales para cada entidad que le permite establecer su cronograma de pagos. Ingresos: Expresión monetaria de los flujos percibidos por el ente público en el período contable, que refleja la obtención de recursos originados en desarrollo de la actividad financiera, económica y social, básica o complementaria, susceptibles de incrementar el patrimonio público. PUC: Plan único de cuentas. Periodo contable: Corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre (Plan General de contabilidad pública). Estados Financieros: Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, revelan la situación, actividad y flujos del ente o entes públicos a una fecha y periodo, respectivamente, clasificados por sectores, regiones o niveles y responden al interés y necesidad de los usuarios, enmarcados en los postulados, principios, objetivos, características, requisitos y normas técnicas (Plan general de contabilidad pública). 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1 Revisión y realización de ajustes Revisión y realización de ajustes a interfases con la información suministrada por almacén, presupuesto y recursos humanos (coordinación sub área administrativa) respecto a nómina, saldos de almacén y listados de ejecución presupuestal. Funcionario designado al Almacén. área administrativa Base de datos ajustada

3 Página 3 de 6 2 Revisión y ajustes a saldos Revisión y ajustes a saldos de cartera por cada concepto. Coordinador Sub. Base de datos ajustada 3 Recepción Recepción listado de provisiones, procesos judiciales, litigios y demandas. apoyo en el área Contable 4 Realización comprobante Realización comprobante de causación de provisiones. apoyo de Comprobante de Provisiones 5 Recepción copia de pólizas Recepción copia de pólizas y realización comprobante de amortización de acuerdo al tiempo de duración apoyo de Comprobante de Provisiones 6 Realizar conciliaciones bancarias Realizar conciliaciones bancarias apoyo del área contable Conciliación Bancaria Tesorero 7 Realizar ajustes Realizar ajustes a partidas conciliatorias en el Software Módulo de Tesorería. presupuesto Comprobante 8 Elaboración y presentación de declaraciones Elaboración y presentación de declaraciones tributarias de acuerdo a los plazos establecidos por la Declaración de rentas y patrimonio

4 Página 4 de 6 Administración de Impuestos y aduanas 9 Realización de ajustes contables Realización de ajustes contables apoyo de presupuesto 10 Realizar Afectación Realizar Afectación presupuestal y contable partidas sin giro. apoyo Pagador Reservas presupuestales Cuentas por pagar Balance general 11 Determinar los saldos Determinar los saldos sin comprometer por fuente de recursos del presupuesto de la vigencia para liberar saldos. 12 Comunicar a la Dirección General Comunicar a la Dirección General y a la subdirección administrativa y financiera sobre el estado de las reservas presupuestales de la vigencia fiscal anterior que aún se encuentran en ejecución. Informe 13 Determinación de las reservas Determinación de las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la vigencia fiscal. Elaboración de los actos administrativos, para visto bueno y firma del Director General. Resolución de constitución de reservas y cuentas por pagar 14 Revisión y visto bueno de Actos Revisión y visto bueno de Actos Administrativos de cierre fiscal, Subdirector Administrativo y Actos administrativos

5 Página 5 de 6 constitución de reservas y cuentas por pagar, para firma del Director General. Financiero revisados 15 Firma de Actos Administrativos Firma de Actos Administrativos de Cierre Fiscal, constitución de reservas y cuentas por pagar. Director General Actos administrativos firmados 16 Verificar y realizar cruce de información Verificar y realizar cruce de información por fuente de recursos y de apropiación. 17 Elaborar cierre presupuestal Elaborar cierre presupuestal donde quede consignada la ejecución total a nivel de gastos de funcionamiento e inversión (Situación Fiscal, Situación Presupuestal, Situación de Tesorería). 18 Generación de archivos CHIP Generación de información presupuestal a través del SIRECI para la Contraloría General de la República (según resolución 001 de mayo de 2014) y el CHIP contable a la Contaduría General de la Nación, con frecuencia trimestral. apoyo coordinación sub Informe presupuestal a través de CHIP Estados Financieros de acuerdo a Resolución de la Contaduría General de la nación. Reporte de envío de la información. 19 Realización y envió de Boletín Realización de Boletín de Deudores Morosos para envío a Contaduría General de la Nación de acuerdo a las fechas establecidas. Boletín de deudores morosos Reporte de envío 20 Archivo de Informes Archivo de Informes enviados y documentación generada.

6 Página 6 de 6 21 Presentación de Estados Financieros Presentación de Estados Financieros a la Asamblea Corporativa de la entidad. Director General Informe de estados financieros 5. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Razón del cambio Nueva Versión 01/06/2006 Elaboración del documento. 1 23/09/2011 Se cambia estructura 2 24/07/2014 Se realiza el ajuste del apartado de definiciones, descripción del procedimiento, tabla de aprobación y se eliminó el apartado de anexos TABLA DE APROBACIÓN Elaborado por Revisado por Aprobado por PABLO VALVERDE FERRER. -Coordinador Sub Área Financiera. Nombre y Cargo PABLO VALVERDE FERRER. Coordinador Sub Área Financiera. HERNÁN MAESTRE MARTÍNEZ. Subdirector General Área de Planeación.

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